À l’occasion de l’assemblée générale, le syndic a la possibilité de demander que sa gestion pour l’année écoulée lui soit approuvée par les copropriétaires, par l’intermédiaire du quitus. En quoi ce procédé consiste-t-il plus précisément ? Est-il obligatoire ou facultatif ? Sur quels critères attribuer ou ne pas attribuer le quitus ? À quelle majorité se vote-t-il ? Son refus doit-il être motivé ? Le quitus a-t-il un rapport avec l’approbation des comptes ? Focus sur le quitus au syndic au sein de cet article.
Qu’est-ce que le quitus au syndic ?
Le syndic de copropriété est chargé de gérer la copropriété tout au long de l’année en veillant à son entretien et à sa conservation. Il en est également le représentant légal. La loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967 déterminent notamment ses missions et pouvoirs, tout comme le mandat qui lui est confié en assemblée générale (AG) par les copropriétaires.
Chaque année à l’occasion de l’assemblée générale, le syndic a la possibilité que sa gestion soit approuvée par les copropriétaires en demandant à ces derniers de lui attribuer le quitus.
Le quitus (« être quitte en latin ») consiste en effet à certifier au syndic que sa gestion de l’année écoulée apparaît conforme et régulière. Il est précisé qu’il s’agit d’une construction jurisprudentielle car non prévue par la loi.
Le syndic est libre de proposer le quitus ou non lors de l’assemblée générale, certains mandataires le proposent et d’autres non.
Bon à savoir :
Le syndic ne peut être attaqué après avoir obtenu son quitus sur les faits connus des copropriétaires, le recours reste en revanche possible sur des événements qu’il aurait dissimulés volontairement.
Quitus et approbation des comptes en copropriété : quelles différences ?
Le quitus se distingue de l’approbation des comptes (même si les 2 vont souvent de pair).
- le quitus, lorsqu’il est présenté, est généralement voté après l’approbation des comptes (qui concerne la gestion comptable comme son nom l’indique) ;
- alors que le quitus concerne la gestion de l’immeuble en général (administrative, technique, juridique…).
Comment donner un quitus au syndic de copropriété ?
Lors de l’assemblée générale annuelle de la copropriété, les copropriétaires se prononcent par vote sur le quitus du syndic. Cette résolution doit figurer à l’ordre du jour, qui est annexé à la convocation envoyée aux copropriétaires.
Durant l’assemblée, le syndic présente son rapport de gestion pour l’exercice écoulé. Chaque copropriétaire a alors le choix d’approuver, de refuser le quitus ou de s’abstenir.
Le quitus se vote à la majorité de l’article 24, soit la majorité des copropriétaires présents à l’assemblée générale.
Dans le cas où l’assemblée ne souhaiterait pas accorder le quitus au syndic, les motifs du refus doivent être indiqués par écrit dans le procès-verbal.
Quand donner quitus au syndic ?
Le quitus au syndic est souvent voté entre l’approbation des comptes et le renouvellement du syndic.
Pourquoi (ne pas) voter le quitus au syndic ?
La question du quitus au syndic fait souvent l’objet de débats et discussions sur son attribution ou non, certaines associations invitant par exemple à ne pas le donner par principe afin de prévenir les intérêts du syndicat des copropriétaires en cas de litige.
À l’inverse, il peut arriver que le quitus soit accordé automatiquement par l’assemblée générale, sans que la gestion du syndic en place n’ait été vérifiée sérieusement.
En tout état de cause, il convient d’attribuer, ou de ne pas attribuer, le quitus en fonction de la qualité de gestion du mandataire sur l’exercice écoulé.
Voici pour rappel les principales tâches dont le syndic doit s’acquitter tout au long de l’année :
- signer les ordres de service / effectuer les règlements aux prestataires ;
- manager les employés dans l’exercice de leurs fonctions si la résidence en comporte ;
- appliquer le règlement de copropriété et en rappeler les règles si nécessaire ;
- organiser l’assemblée générale (préparation avec le conseil syndical, convocation, tenue puis diffusion du procès-verbal) ;
- adresser les appels de fonds aux copropriétaires et suivre les impayés ;
- effectuer les travaux votés en AG ;
- représenter le syndicat des copropriétaires en justice si nécessaire (demande et défense) ;
- communiquer l’état daté au notaire lors d’une mutation ;
- actualiser les documents de la copropriété chaque année (fiche synthétique, carnet d’entretien…).
Pour les résidences neuves, le syndic doit en outre assurer le suivi des garanties de parfait achèvement, biennales et décennales consécutives à la construction et livraison de l’immeuble.
Plus généralement, la réussite de gestion du syndic est liée à sa capacité à effectuer efficacement la maintenance de la copropriété tout au long de l’année et à avancer sur les sujets et dossiers en cours.
Si ces conditions sont réunies aux yeux des copropriétaires et du conseil syndical (lequel émet un avis au moment du vote dans le cadre de sa mission de contrôle), il est alors recommandé d’accéder à la demande du syndic. Si ce dernier doit effectivement faire en sorte d’être apprécié de ses clients, les copropriétaires doivent lui rendre cette confiance réciproquement, le quitus constituant une marque de reconnaissance.
Refuser le quitus
Refuser le quitus au syndic sans que cela soit justifié, pourrait adresser un mauvais signal à ce dernier, voire entraîner sa démission (ce qui pourrait être préjudiciable pour le syndicat dans la situation actuelle de tension de la profession, les syndics de qualité devenant de plus en plus rares et recherchés).
Dans le cas où le syndic ne donnerait en revanche pas satisfaction (et de façon justifiée, son rôle contrastant parfois avec les attentes placées en lui), il convient alors de ne pas lui attribuer le quitus (dans les faits, on relève encore de trop nombreux cas où celui-ci est donné « automatiquement ») et d’observer sa capacité de réaction au cours de l’année suivante. Si aucune amélioration n’est constatée, il est alors recommandé de changer de syndic.
Il est à ce titre également conseillé de ne pas donner quitus au syndic sortant en cas de changement de syndic (ou bien de litige), et ce, afin de prévenir les intérêts du syndicat des copropriétaires.
L’essentiel à retenir sur le quitus au syndic
- Le quitus au syndic est donc le procédé par lequel le mandataire de la résidence demande que sa gestion de l’année écoulée lui soit approuvée par les copropriétaires.
- Le quitus est présenté et voté à l’occasion de l’assemblée générale au cours de laquelle il fait l’objet d’une résolution spécifique. Il est facultatif, se vote à l’article 24 et doit être motivé par écrit dans le PV d’AG en cas de refus de l’assemblée.
- Construction jurisprudentielle non prévue par la loi, le quitus se distingue de l’approbation des comptes bien que les 2 aillent souvent de pair.
- Il est généralement recommandé de l’attribuer au syndic en cas de bonne gestion et, à l’inverse, de ne pas le donner si ce dernier n’a pas donné satisfaction de façon justifiée.