Parmi les nombreuses dispositions introduites par la loi ALUR, on retrouve notamment un tout nouveau document administratif : la fiche synthétique de copropriété. Obligatoire depuis 2018 pour toutes les résidences en France, cette fiche recense comme son nom l’indique les principales informations administratives, techniques, financières et juridiques de la copropriété. Plus concrètement, que doit-elle contenir en détails ? Comment la créer et l’obtenir ? Quelle est son utilité ? Focus sur les modalités de la fiche synthétique de copropriété au sein de cet article.
Qu’est-ce que la fiche synthétique de la copropriété ?
La fiche synthétique de copropriété est l’une des principales nouveautés introduites par la loi ALUR : elle consiste en un document recensant les informations administratives, techniques, financières et juridiques relatives à une résidence.
- Ce document est obligatoire pour toutes les résidences depuis 2018.
La fiche est établie par le syndic qui doit ensuite la tenir à disposition des copropriétaires afin que ceux-ci puissent être informés de la situation de la copropriété. Pour ce faire, le syndic peut la communiquer ponctuellement aux personnes qui en feraient la demande mais aussi la rendre disponible sur l’extranet du cabinet.
BON À SAVOIR :
Pour être valable, la fiche synthétique de copropriété doit être datée et comporter le nom du syndic ainsi que la signature et le cachet de ce dernier.
Le syndic doit ensuite mettre à jour annuellement les données de la fiche, plus précisément dans les 2 mois suivant la diffusion du PV de l’assemblée générale où les comptes du précédent exercice ont été approuvés.
Que doit contenir la fiche synthétique de copropriété ?
Les informations devant figurer dans la fiche synthétique de copropriété sont fixées par les dispositions du Décret du 21 décembre 2016. Doivent notamment apparaître les informations suivantes :
- L’adresse de la copropriété (ainsi que son nom d’usage s’il y en a un) ;
- Son numéro d’immatriculation au registre national des copropriétés ainsi que la date de sa dernière mise à jour ;
- La nature du syndicat des copropriétaires : principal ou secondaire (s’il s’agit d’un syndicat secondaire, indiquer également le numéro d’immatriculation du syndicat principal) ;
- Les coordonnées du représentant légal de la résidence ainsi que son cadre d’intervention (syndic, mandataire ad hoc…) ;
- Le nombre des lots ainsi que leur usage (habitation, bureau ou commerce) ;
- Le nombre de bâtiments ;
- La période de construction de la résidence ainsi que la date d’établissement du règlement de copropriété ;
- L’état des impayés ainsi que le nombre de copropriétaires débiteurs de plus de 300 euros ;
- L’état des dettes concernant les fournisseurs ;
- Le montant du fonds travaux ;
- Les dates de l’exercice comptable (début et fin) ainsi que celle de la dernière assemblée générale ayant approuvé les comptes ;
- Les équipements (ascenseurs, type de chauffage…).
BON À SAVOIR :
A l’occasion d’une vente d’un lot de copropriété, la fiche synthétique de copropriété est nécessaire à la constitution du dossier de vente et ce, afin de renforcer le droit d’information de l’acquéreur sur la situation de la résidence.
Comment créer une fiche synthétique ?
Afin de créer une fiche synthétique de copropriété, le syndic doit se rendre sur le site internet du registre national des copropriétés et procéder préalablement à l’immatriculation de la copropriété.
- Il pourra ensuite extraire la fiche synthétique à partir des informations saisies durant l’immatriculation
La démarche est donc automatique. Vous pouvez consulter un modèle de fiche synthétique via le lien suivant : http://info.registre-coproprietes.logement.gouv.fr/IMG/pdf/registre_copros_fiche_synthetique__20170607_specimen.pdf
Le syndic a aussi la possibilité d’élaborer la fiche synthétique par ses propres moyens mais cela est en pratique peu recommandé. En effet, la fiche étant générée automatiquement par le site du registre national des copropriétés en quelques secondes alors que la remplir manuellement demande une démarche supplémentaire, cela ne présente donc aucune utilité pour le syndic qui économise ainsi un temps précieux.
Les syndics bénévoles et coopératifs sont-ils également tenus de créer la fiche synthétique ?
La réponse est oui, les missions et obligations étant les mêmes que pour les syndics professionnels.
Des vidéos explicatives sont d’ailleurs spécialement prévues pour les syndics bénévoles sur le site du registre national des copropriétés.
Comment obtenir la fiche synthétique d’une copropriété ?
Comme indiqué précédemment, vous télécharger la fiche synthétique de copropriété sur le site du registre national des copropriétés par le syndic une fois que celui-ci a effectué l’immatriculation de la copropriété.
Les copropriétaires n’ont donc pas la possibilité de la récupérer directement sur le site du registre national des copropriétés, ils doivent la demander au syndic ou la récupérer sur l’extranet de ce dernier.
Quelles sont les sanctions prévues si le syndic ne communique pas la fiche synthétique ?
Des sanctions ont été prévues dans le cas où le syndic refuserait de communiquer la fiche aux copropriétaires souhaitant la récupérer.
- Le syndic dispose ainsi d’un mois à compter de la date de demande de la fiche synthétique de copropriété pour communiquer celle-ci au copropriétaire
- Passé ce délai, ce dernier s’expose à une pénalité de 15 euros par jour de retard en déduction de sa rémunération forfaitaire annuelle
Notre rôle est d’assister les copropriétés
et leur conseil syndical
Quelle est l’utilité de la fiche synthétique de copropriété ?
Comme indiqué précédemment, la fiche synthétique permet aux copropriétaires de prendre connaissance de la situation de la copropriété en quelques minutes, le temps de la lecture du document. Cela constitue un plus indéniable, notamment dans le cas où la situation de la résidence n’est pas saine (taux d’impayés élevé, procédures, mise sous administration judiciaire…) : la fiche synthétique de copropriété permet ainsi de prendre conscience (pour le conseil syndical notamment) que la résidence doit être redressée.
- Comme évoqué précédemment à nouveau, la fiche est d’autant plus utile lors d’une acquisition car le futur acquéreur a ainsi une visibilité complète sur la situation de la résidence et achète ainsi en toute connaissance de cause.
La contrepartie est que cela impose une charge de travail supplémentaire au syndic alors que cette profession est déjà réputée comme très chronophage. Et même si la génération automatique des fiches sur site du registre national des copropriétés simplifie sa démarche, rappelons que le syndic doit ensuite mettre à jour celles-ci chaque année.
La fiche synthétique de copropriété est donc un document institué par la loi ALUR. Obligatoire depuis 2018 pour toutes les copropriétés, elle en recense les principales informations administratives, techniques, financières et juridiques. La fiche est à l’initiative du syndic (qu’il soit professionnel, bénévole ou coopératif) qui doit ensuite l’actualiser tous les ans et la mettre à disposition des copropriétaires qui en feraient la demande. A défaut, le syndic peut s’exposer à des sanctions. Terminons en précisant que ce document est très utile pour avoir une vue d’ensemble et rapide de la situation de la copropriété, ce qui est particulièrement important au moment de l’acquisition d’un lot. Toutefois, cette utilité n’est pas sans conséquence pour le syndic qui doit s’acquitter d’une charge de travail supplémentaire en créant la fiche puis en la mettant ensuite à jour annuellement.
