Vous êtes syndic bénévole, président du conseil syndical ou même simple copropriétaire ? Retrouvez notre modèle de convocation pour assemblée générale de copropriété́ ainsi que nos explications d’utilisation au sein de cet article.
Qu’est-ce qu’une convocation d’assemblée générale de copropriété ?
Chaque copropriété est tenue d’avoir au minimum une assemblée générale par an, notamment afin d’approuver les comptes, voter le budget pour l’année à venir, renouveler le mandat du syndic et du conseil syndical…
Telles que le prévoit les dispositions légales en la matière, une convocation est adressée, avant l’assemblée, aux copropriétaires par le syndic. Ce dernier est en pratique souvent un professionnel, mais le syndic peut également être bénévole ou coopératif (c’est alors le président du conseil syndical qui convoque l’assemblée).
Il peut en outre arriver que la convocation ne soit pas adressée par le syndic (en cas de carence de celui-ci), notamment dans les cas suivants :
- Le mandat du syndic de copropriété est toujours en cours mais ce dernier refuse ou n’est pas en mesure de convoquer l’assemblée générale : dans ce cas, le président du conseil syndical peut le faire à sa place.
- Le mandat du syndic est expiré : dans ce cas tout, copropriétaire est libre de convoquer l’assemblée.
Où trouver un modèle gratuit de convocation à l’assemblée générale de copropriété ?
Retrouvez ci-dessous notre modèle de convocation à l’assemblée générale de copropriété qui facilitera votre démarche et vous permettra de convoquer régulièrement votre assemblée générale.
IMPORTANT :
Ce modèle gratuit de convocation à l’assemblée générale de copropriété correspond à un exemple-type émanant d’un syndic et doit être adapté à la situation de votre résidence.
Il donne une liste non exhaustive des résolutions pouvant figurer à l’ordre du jour. Il reste à adapter précisément en fonction des besoins de la copropriété.
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Que contient ce modèle de convocation à l’assemblée générale de copropriété ?
La convocation doit obligatoirement contenir :
- Le nom et l’adresse du syndicat des copropriétaires ;
- La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale ;
- L’ordre du jour ainsi que le projet de résolutions détaillé ;
- Un pouvoir et un formulaire de vote par correspondance dans le cas où le copropriétaire ne pourrait assister à l’assemblée.
Plusieurs documents sont en outre joints à la convocation et dépendent de la nature de l’assemblée générale. Pour une assemblée générale ordinaire annuelle, la convocation doit notamment comporter :
- Les comptes de la copropriété pour l’exercice écoulé (relevé général de dépenses ainsi que les 5 annexes comptables) ;
- Le ou les contrats du/des syndics inscrit(s) à l’ordre du jour ;
- Les devis et rapports divers.
Quelles sont les modalités d’envoi de la convocation ?
La convocation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 21 jours francs (le jour de présentation du courrier recommandé et le jour de l’assemblée n’étant pas comptabilisés) avant l’AG à l’ensemble des copropriétaires de la résidence, sans exception. Il est nécessaire, pour ce faire, d’être en possession de la feuille de présence. Celle-ci est en principe disponible sur l’intranet du syndic.
BON À SAVOIR :
Si le syndic refuse de vous communiquer la feuille de présence, vous avez la possibilité de récupérer celle-ci au service des impôts fonciers de votre commune.