Les responsabilités du gestionnaire de copropriété

Lorsqu’une copropriété est gérée par un syndic professionnel, ce dernier affecte dans la majorité des cas une équipe de 3 personnes dédiée à l’immeuble et se composant d’un gestionnaire et son assistant ainsi que d’un comptable. Quel est le rôle du gestionnaire de copropriété au sein de cette équipe ? Quelles sont ses pouvoirs et obligations ? Quels sont ses relations avec le conseil syndical et les copropriétaires ? On fait le point sur le gestionnaire de copropriété au sein de cet article.

Qu’est-ce qu’un gestionnaire de copropriété ?

En France, la plupart des copropriétés sont gérées par un syndic professionnel rémunéré en échange de ses services.

Dans cette forme de gestion, l’organisation de travail la plus répandue consiste à affecter un « trinôme » composé d’un gestionnaire, un assistant et un comptable pour gérer la copropriété.

Au sein de ce trinôme, le gestionnaire de copropriété est peut-être le membre le plus important : comme son nom l’indique, c’est lui qui gère la résidence tout au long de l’année et en est le responsable afin de veiller à son bon fonctionnement et pourvoir à la conservation de l’immeuble.

Le gestionnaire représente le cabinet qui l’emploie (voir qu’il dirige) et qui officie en tant que syndic de la résidence. Ses fonctions et prérogatives sont notamment définies par la loi du 10 juillet 1965 (particulièrement l’article 18) et son décret du 17 mars 1967 ainsi que par le mandat qui lui a été donné par l’assemblée générale.

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Quel est le rôle d’un gestionnaire de copropriété ?

Le rôle du gestionnaire est de veiller à la gestion administrative, technique, juridique et financière de la copropriété tout au long de l’année (le comptable se chargeant pour sa part de la partie comptable). Il est épaulé pour ce faire par son assistant.

Le gestionnaire de copropriété doit ainsi s’acquitter d’un certain nombre de tâches durant l’année, notamment :

  • Passer les ordres de services et régler les prestataires ;
  • Préparer (en concertation avec le conseil syndical) la convocation à l’assemblée générale puis convoquer celle-ci et enfin diffuser le PV à l’issue de l’AG ;
  • Réaliser les travaux votés en AG ;
  • Mettre à jour les documents administratifs de la résidence (carnet d’entretien, fiche synthétique…) ;
  • Représenter si besoin le syndicat des copropriétaires en justice, en demande aussi bien qu’en défense ;
  • Faire respecter le règlement de copropriété auprès des copropriétaires ;
  • Assurer le management des éventuels employés ;
  • Renseigner l’état daté auprès des notaires à l’occasion des mutations.

BON À SAVOIR :

Des tâches additionnelles viennent s’ajouter à la mission du gestionnaire dans le cas où la résidence serait neuve, par exemple le suivi des garanties de parfait achèvement, biennales et décennales.

Le rôle du gestionnaire lors de l’assemblée générale

Le rôle du gestionnaire à propos de l’assemblée générale est central : il élabore en effet l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical pour y intégrer les sujets, chantiers et projets en cours avant de se charger de l’envoi des convocations.

Durant l’AG, le gestionnaire est souvent secrétaire de séance pour des raisons pratiques dans la mesure où c’est lui qui édite le procès-verbal par la suite.

BON À SAVOIR :

En cas de litige ou de changement de syndic, il est conseillé de ne pas laisser le syndic assurer le secrétariat mais de confier ce rôle à un copropriétaire.

Les obligations du gestionnaire de copropriété

En France, la profession de syndic est encadrée par les dispositions de la Loi Hoguet qui prévoit notamment pour les professionnels d’être titulaire d’une carte professionnelle (délivrée par la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI)).

Bien que la carte soit délivrée au nom du cabinet qui emploie (ou que dirige) le gestionnaire de copropriété, celle-ci concerne l’ensemble des collaborateurs du cabinet habilités à gérer les résidences (les assistants et les comptables ne sont en revanche pas concernés.).

  • L’obligation des assurances de responsabilité civile professionnelle (RCP) et de garantie financière concernent en revanche uniquement le cabinet et non les gestionnaires directement.

La carte professionnelle devant en outre être renouvelée tous les 3 ans, les gestionnaires de copropriété sont tenus d’effectuer à ce titre depuis la loi ALUR (dont l’article 24 a modifié la loi Hoguet) 42h de formation continue auprès d’un organisme agréé de type QUALIOPI durant cette période.

BON À SAVOIR :

Les thèmes de formation pour le renouvellement de la carte sont libres, exceptés un module consacré à la déontologie et la non-discrimination qui est lui obligatoire depuis le 1er janvier 2021.

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La relation du gestionnaire avec les copropriétaires et le conseil syndical

La relation du gestionnaire avec les copropriétaires et le conseil syndical est pour le moins complexe, car elle repose sur différents rapports :

  • Il s’agit d’abord d’une relation de clients à prestataire (le syndic est rémunéré en échange de ses services).
  • Le syndic est également un mandataire doté de pouvoirs et de prérogatives conférés par la loi afin d’administrer la résidence comme il l’entend tout au long de l’année (en concertation avec le conseil syndical) avant de rendre compte de sa gestion chaque année lors de l’assemblée générale.
  • Le conseil syndical est enfin chargé d’assister le syndic tout en le contrôlant.

La relation entre le gestionnaire de copropriété et le conseil syndical illustre tout particulièrement cette relation complexe et parfois paradoxale : les 2 parties sont à la fois clients et prestataire, copropriétaires devant respecter la fonction de mandataire exécutif du syndic, collaborateurs de travail et enfin contrôleur et contrôlé.

La clé d’une bonne relation

La clé d’une bonne relation entre le gestionnaire et le conseil syndical, et plus généralement les copropriétaires, dépend donc en grande partie de la mise en place d’une organisation de travail efficace et harmonieuse entre les parties.

  • La relation de la copropriété avec son gestionnaire doit en ce sens être perçue comme un partenariat.

Cette nécessité contraste malheureusement souvent avec l’image perçue par les copropriétaires à propos du gestionnaire, ce dernier étant considéré au mieux comme un simple prestataire et comme un employé dans le pire des cas.

Il existe en outre une confusion concernant les missions et devoirs du gestionnaire de copropriété : celui-ci est par exemple souvent sollicité pour des questions d’ordre privatif (bruits de voisinage, vitre d’appartement brisée, fuite d’équipements de salle de bain, appropriation d’une place de parking…).

Les attentes (effectuer régulièrement des visites de la résidence avec compte-rendu, optimiser les contrats afin de faire baisser les charges…) contrastent également souvent avec la réalité de ce que sa capacité de travail lui permet au vu des honoraires qui lui sont versés et du nombre de copropriétés dont il a la gestion (40 en moyenne).

Chaque immeuble occasionne effectivement une importante charge de travail au quotidien, qu’il s’agisse de tâches administratives (ordres de service, appels et mails, notes d’informations aux copropriétaires…), le traitement des dossiers en cours (travaux, procédures…) ou encore l’organisation des réunions de travail (assemblée générale, conseils syndicaux, visites de la copropriété…).

Il est donc recommandé de ne solliciter le gestionnaire que lorsque cela s’avère nécessaire et au contraire l’assister si possible en le déchargeant ou en lui facilitant certaines tâches.

Le gestionnaire pour sa part doit remplir ses missions afin de gérer efficacement la copropriété.

Que faire si le gestionnaire ne donne pas satisfaction ?

Si le gestionnaire de la résidence ne donne pas satisfaction de façon légitime (manquement à ses obligations), la première étape consiste à remonter l’information au dirigeant du cabinet et à demander éventuellement son changement. Si cette action n’aboutit pas ou que le/la remplaçant(e) ne donne pas satisfaction à son tour, la solution est alors de changer de syndic.

Si le gestionnaire de copropriété donne satisfaction, les copropriétaires et le conseil syndical doivent à l’inverse faire en sorte que celui-ci le ressente et puisse travailler dans des conditions optimales qui lui permettront de s’inscrire dans la durée.

  • Il est précisé à ce titre que le secteur de la copropriété subissant actuellement une forte pénurie en termes de personnel, il apparaît d’autant plus nécessaire de conserver son gestionnaire si celui-ci donne satisfaction.

La question du quitus

Le gestionnaire a la possibilité de demander que quitus lui soit donné afin d’approuver sa gestion de la copropriété sur l’année écoulée. Si celle-ci a donné satisfaction, il est recommandé d’accéder à la demande. Dans le cas contraire, cela pourrait adresser un mauvais signal au gestionnaire de copropriété, voire entraîner sa démission.

  • Lorsque l’AG ne souhaite pas en revanche accorder le quitus au syndic, il convient dans ce cas de mentionner les motifs du refus sur le procès-verbal

L’essentiel à retenir

  • Le gestionnaire de copropriété est donc le représentant du cabinet officiant en tant que syndic de la résidence et la personne chargée d’administrer celle-ci.
  • Assisté d’un comptable et d’un assistant, il effectue de multiples tâches administratives, techniques, juridiques et financières tout au long de l’année.
  • Le rôle du gestionnaire est complexe, car il opère à la fois en tant que prestataire de services, mais aussi mandataire disposant de prérogatives et de pouvoirs conférés par la loi afin d’administrer la résidence tout au long de l’année. Il travaille en outre de concert avec le conseil syndical tout en étant contrôlé par ce dernier. De ce statut complexe, découle souvent une incompréhension de la plupart des copropriétaires quant à son véritable rôle au sein de la copropriété.
  • La relation entre la copropriété et le syndic devant être, en ce sens, vue comme un partenariat, il convient donc de faire en sorte que le gestionnaire travaille dans des conditions optimales afin de remplir sereinement ses missions et être en retour apprécié de ses clients.