Découvrez le fonctionnement d’une copropriété avec syndic 

Comprendre le fonctionnement d’une copropriété avec syndic n’est pas toujours aisé. Pour y parvenir, il convient d’abord d’en définir les différents acteurs (syndicat des copropriétaires, syndic, conseil syndical) et l’étape clé qu’est l’assemblée générale. En second lieu, il est important de s’attarder sur les comptes et leur vérification par le conseil syndical, car ils constituent la pierre angulaire de la confiance de la copropriété envers son syndic de copropriété.

Fonctionnement d’une copropriété : le syndicat des copropriétaires

La plupart des immeubles collectifs sont soumis au régime de la copropriété, c’est-à-dire à la Loi du 10 juillet 1965 et au Décret du 17 mars 1967.

Au fur et à mesure des années, la loi et le décret ont été complétés par d’autres législations : la Loi SRU en 2000 puis la Loi ALUR en 2014, la Loi MACRON en 2015 et la Loi ELAN en 2018.

Ces immeubles sont constitués en syndicats de copropriétaires. Pour comprendre le fonctionnement d’une copropriété avec syndic, il faut intégrer le fait que lorsque vous achetez un appartement, vous devenez automatiquement membre de ce syndicat et de ce fait copropriétaire des parties communes de l’immeuble dont vous détenez alors une quote-part déterminée par le règlement de copropriété.

Chaque copropriétaire doit posséder un règlement de copropriété incluant l’état descriptif de division qui détermine :

• Les parties privatives et les parties communes
• Les quotes-parts de chaque copropriétaire
• La destination de chaque lot
• Les règles du fonctionnement du syndicat des copropriétaires et plus particulièrement celles de l’assemblée générale.

Quels sont les 3 organes de la copropriété ?

Ces 3 organes sont la base du fonctionnement de la copropriété.

Le syndic

Chaque copropriété est gérée par un syndic, qu’il soit bénévole ou professionnel. Le syndic est élu à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 par les copropriétaires lors de l’assemblée générale. Il est le représentant légal du syndicat des copropriétaires.

Dans le fonctionnement de la copropriété, c’est ce dernier qui est chargé d’administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation, de faire respecter le règlement de copropriété, d’exécuter les décisions de l’assemblée générale et de représenter le syndicat.

L’exercice de la profession de syndic est encadré par la Loi Hoguet qui impose à ce dernier d’être titulaire d’une carte professionnelle, d’une attestation de responsabilité civile professionnelle et d’une attestation de garantie financière.

Afin d’être élu, le syndic doit présenter une proposition de contrat à l’ordre du jour de l’assemblée générale où est indiqué :

• Le montant de la rémunération
• La durée du mandat (au maximum 3 ans)

Le syndic peut à tout moment être révoqué, il vous faut pour cela préparer son remplacement préalable en réalisant une mise en concurrence obligatoire dans le cadre de la Loi Macron et ce, afin d’éviter que l’immeuble soit placé sous administration judiciaire.

Le conseil syndical

Le rôle du conseil syndical est également indispensable pour comprendre comment fonctionne une copropriété avec syndic : il est à la fois chargé de l’assister et le contrôler dans sa gestion. Il fait le lien entre les copropriétaires et le syndic et donne son avis concernant les contrats et/ou les devis. Tout copropriétaire peut proposer sa candidature, qu’il soit propriétaire en pleine propriété ou nu-propriétaire du bien. Une fois constitué, le conseil syndical désigne son président parmi ses membres lors de la première réunion.

Dans sa mission d’assistance, le conseil syndical peut être sollicité par le syndic pour le choix d’une entreprise ou pour la réalisation de travaux.

Celui-ci peut aussi alerter le syndic en cas de dégâts ou d’incidents constatés dans l’immeuble. Le syndic a donc tout intérêt à solliciter cette coopération qui va lui permettre d’avoir une action de gestion plus efficace. En théorie, le syndic se déplace régulièrement sur l’immeuble, le contrat « tout sauf » de mars 2015 instauré par la Loi ALUR imposant un nombre contractuel de visites. De plus, au moins une réunion avec le conseil syndical est organisée chaque année afin de préparer l’assemblée générale et vérifier les comptes.

En cas de carence du syndic, le conseil syndical peut décider de convoquer une assemblée générale par l’intermédiaire de son président conformément à l’article 8 du décret du 17 mars 1967. Le syndic est alors tenu de la convoquer dans un premier temps. S’il ne le fait pas dans les huit jours suivant la notification et la mise en demeure, c’est au président du conseil syndical de convoquer lui-même l’assemblée générale.

Lors de l’assemblée générale, le conseil syndical rend compte aux copropriétaires de la gestion de l’année et donne son avis sur la tenue de la comptabilité de la copropriété.

Pour l’assister dans sa mission de contrôle et appréhender au mieux la façon dont comment fonctionne une copropriété avec syndic, le conseil syndical peut se faire accompagner et/ou demander un avis technique ou juridique à un professionnel de son choix selon les dispositions de l’article 27 du décret du 17 mars 1967.

L’assemblée générale

Les copropriétaires se réunissent une fois par an en assemblée générale afin de voter les résolutions qui sont inscrites à l’ordre du jour.

Celui-ci est établi par le syndic en collaboration avec le conseil syndical. Chaque copropriétaire peut également faire une demande d’inscription d’une ou plusieurs résolutions complémentaires conformément à l’article 10 du décret du 17 mars 1967.C’est lors de l’assemblée générale que se prennent les décisions majeures comme l’élection du syndic, du conseil syndical, la fixation du budget, l’approbation des comptes et les travaux…

L’assemblée désigne en début de séance un président qui dirige les débats, un ou deux scrutateurs qui assistent le secrétaire, ce dernier rédigeant le procès-verbal. En règle générale, le syndic occupe le poste de secrétaire sauf décision contraire de l’assemblée. Le procès-verbal doit être ensuite adressé aux copropriétaires dans un délai de 2 mois à compter de la date de cette assemblée générale.

L’assemblée générale est incontournable pour comprendre le fonctionnement d’une copropriété. Tout copropriétaire ou mandataire titulaire d’un pouvoir peut y assister afin de faire valoir son droit de vote. La date et le lieu de l’assemblée sont mentionnés sur la convocation. Le copropriétaire ou mandataire doit obligatoirement émarger la feuille de présence où figure le nom de chaque copropriétaire avec le nombre de voix dont il dispose. Elle est certifiée par le président de séance, signée par les membres du bureau et annexée au procès-verbal.

Suivant la nature des décisions à prendre, les assemblées générales de copropriétaires statuent en fonction de trois majorités différentes :

• La majorité simple (article 24), qui correspond à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée générale.
• La majorité absolue (article 25) qui correspond à la majorité absolue de toutes les voix de tous les copropriétaires, qu’ils soient présents ou non à l’assemblée, c’est-à-dire la moitié des tantièmes de l’immeuble +1.
• La double majorité (article 26) qui consiste, pour adopter la résolution, à obtenir à la fois les deux tiers des voix en tantièmes et la majorité en nombre de tous les copropriétaires, présents ou non.

En outre, certaines décisions nécessitent l’unanimité de tous les copropriétaires soit la totalité des tantièmes de l’immeuble.

Comment fonctionne une copropriété avec syndic : l’importance de la vérification des comptes

Les comptes sont en tous points indispensables pour comprendre le fonctionnement d’une copropriété : s’agissant du facteur autour duquel la confiance de la copropriété envers le syndic repose, il convient donc d’en réaliser la vérification (annuelle) au mieux.

En premier lieu, il est d’abord nécessaire de savoir comment sont réparties les charges de copropriété :

1. Les charges générales qui concernent l’administration, l’entretien et la conservation de l’immeuble. Elles sont réparties en fonction des quotes-parts indiquées dans l’état descriptif de division
2. Les charges spéciales qui concernent les services collectifs et d’équipements communs (ascenseurs, chauffage, eau…). Leurs répartitions sont également précisées dans l’état descriptif de division
3. Les travaux votés en assemblée générale font eux l’objet d’ouverture de comptes spéciaux qui doivent être soldés une fois les travaux terminés. Ils sont répartis en fonction des charges générales ou des charges spéciales selon la nature des travaux

Afin d’assurer un contrôle des comptes efficace avant votre assemblée générale, il convient de réunir les documents suivants :

• Le grand livre
• La balance générale
• Le relevé général des dépenses
• L’ensemble des factures
• Les relevés de banque
• L’ensemble des contrats de la copropriété et notamment celui du syndic
• Les devis concernant les travaux
• Les fiches de payes et les documents sociaux

Les points essentiels pour comprendre le fonctionnement d’une copropriété

• Le fonctionnement d’une copropriété avec syndic obéit donc à des règles spécifiques.
• Il faut en premier lieu en identifier les acteurs (syndicat des copropriétaires, syndic, conseil syndical) ainsi que leur rôle et rapports respectifs.
• Il convient également d’avoir une bonne compréhension de l’assemblée générale afin d’appréhender celle-ci au mieux.
• Enfin, il ne faut enfin pas sous-estimer l’importance de la vérification des comptes car ils sont garants de la confiance du syndicat des copropriétaires envers le syndic, et du bon fonctionnement de la copropriété.