Le vote par correspondance en copropriété, créé pendant la pandémie de COVID-19, reste d’actualité. Aujourd’hui, pour faciliter le vote des copropriétaires absents aux assemblées générales de copropriété, il est tout à fait possible de voter à distance. ADB Conseils vous explique comment ça se passe en pratique et vous propose de télécharger gratuitement le formulaire de vote par correspondance officiel, mis en place lors de l’arrêté du 2 juillet 2020.
Qu’est-ce qu’un formulaire de vote par correspondance ?
Un formulaire de vote par correspondance est un document joint à la convocation d’assemblée générale. Il permet aux copropriétaires qui ne souhaitent pas ou n’ont pas la possibilité d’assister à la réunion de prendre tout de même part aux résolutions de l’ordre du jour en y indiquant leurs intentions de vote.
Ils remplissent pour ce faire le formulaire et le retournent au syndic au moins 3 jours francs avant la tenue de l’assemblée générale.
Pourquoi le formulaire de vote par correspondance doit-il désormais être obligatoirement joint à la convocation de l’assemblée générale ?
La possibilité de voter par correspondance aux assemblées générales était déjà à l’étude depuis plusieurs années. La crise sanitaire liée au Covid-19 en a définitivement accéléré le processus, les assemblées n’ayant pu se tenir (plus particulièrement durant les périodes de confinement).
À l’issue de la sortie de la crise sanitaire, le recours au vote par correspondance en copropriété a été maintenu par le gouvernement. Les syndics, professionnels comme bénévoles, ont ainsi désormais l’obligation de le joindre systématiquement à la convocation de l’assemblée générale afin de permettre aux copropriétaires de voter à distance sans avoir besoin de remettre leur pouvoir à un tiers.
Comment se passe le vote par correspondance en copropriété et comment remplir le formulaire ?
Une partie du formulaire est à remplir par le syndic et l’autre par le copropriétaire à qui il est adressé :
Le syndic renseigne :
- Le nom de la copropriété concernée ainsi que le lieu, la date et l’heure de l’assemblée générale ;
- Les coordonnées (nom, adresse postale et courriel) de la personne devant réceptionner les formulaires complétés par les copropriétaires ainsi que la date limite de réception ;
- La liste des résolutions pour lesquelles les copropriétaires renseigneront leurs intentions de vote ;
Chaque copropriétaire renseigne :
Ses coordonnées (nom, adresse) ainsi que la date et le lieu où le formulaire est complété avant signature de celui-ci ;
Ses intentions de vote (pour, contre ou abstention à chaque résolution).
Attention, ne pas confondre le formulaire de vote par correspondance avec la procuration grâce à laquelle un copropriétaire donne pouvoir à un tiers afin voter en son nom.
Quels sont les risques encourus si le formulaire de vote par correspondance n’est pas joint à la convocation de l’assemblée générale ?
Il est vivement recommandé de ne pas omettre de joindre le formulaire de vote par correspondance à la convocation de l’assemblée, les conséquences en cas d’oubli (volontaire ou involontaire) étant tout simplement l’annulation potentielle de l’assemblée en cas de contestation par un copropriétaire.